กลุ่ม โรงเรียนเทพศิรินทร์ นนทบุรี เรื่องทฤษฎีการบริหารแบบมนุษยสัมพันธ์ (Elton Mayo)
กลุ่ม โรงเรียนเทพศิรินทร์ นนทบุรี
เรื่องทฤษฎีการบริหารแบบมนุษยสัมพันธ์ (Elton Mayo)
เสนอ
อาจารย์พิชญา ดำนิล
จัดทำโดย
1. นางสาวอัจฉรียา มั่นสวาทะไพบูลย์ 3005571015
2. นายสมชัย สวัสดิรักษ์ 3005571071
3. นายชัยธวัช บุญชม 3005571072
4. นางสาวกชกร ชูวิวัฒน์รัตนกุล 3005571074
5. นางสาวแพรวพัชรี เขมา 3005571075
6. นางสาวสิริมา ถึงมี 3005571081
Elton Mayo (ค.ศ. 1880 - 1995) บิดาการบริหารงานแบบมนุษย์สัมพันธ์
(ที่มา : https://alchetron.com/Elton-Mayo-1252134-W)
หลักการ/แนวคิด/ประวัติความเป็นมา
นักสังคมวิทยาทำงานอยู่ฝ่ายการวิจัยอุตสาหกรรมของฮาร์วาร์ด (The
Department of Industrial Research at Harvard)
ทฤษฎีเขาเป็นการจัดการแบบเน้นพฤติกรรมศาสตร์
เขาและเพื่อนร่วมคณะวิจัย ได้แก่ John Dewey, Kurt Lewin, F.J. Roethlisber
และ W.J. Dickson ได้ทำการศึกษาทัศนคติและปฏิกิริยาทางจิตวิทยาของคนงานการทำงานตามสถานการณ์ที่ต่างกันตามที่ผู้วิจัยกำหนดขึ้น
และเขาได้แบ่งเป็นคณะในการทดลอง ได้ศึกษาวิ
วิจัยความสัมพันธ์ของปัจจัยสภาพแวดล้อมของพนักกงานที่โรงงาน
เครื่อง/องค์ประกอบ
Hawthorne Studies เป็นการทดลองวิจัยในโรงงาน โดยทีมงาน
Hawthorne ภาย ใต้การนำของ Mayo ประกอบด้วยการวิจัยทดลอง
3 เรื่องใหญ่ :
ศึกษาสภาพห้องทำงาน (Room Studies),การสัมภาษณ์
(Interview Studies) และ การสังเกตการณ์ (Observation
Studies)
สรุปผลการศึกษา Hawthorne
-
ปัจจัยด้านปทัสถานทางสังคม
เป็นตัวกำหนดปริมาณผลผลิตไม่ใช้ปัจจัยด้านกายภาพ
-
ความคิดที่ว่าคนเห็นแก่ตัว
ต้องการเงินค่าตอบแทนมากๆเป็นการมองแคบๆ
-
พฤติกรรมของคนงานถูกกำหนดโดยความสัมพันธ์ภายในกลุ่ม
สนับสนุนให้มีการทำวิจัยด้านผู้นำต่างๆ ผู้นำต้องเปิดโอกาสให้คน
ในองค์การเข้ามามีส่วนร่วมในการตัดสินใจ
แนวความคิดทฤษฎีความสัมพันธ์ของ
Elton Mayo สาระสำคัญ
1.แนวคิดเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ได้แก่ 1.1)
การปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคล 1.2)ทฤษฎีสามมิติของความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
1.3) การสนับสนุนจากสังคม
2.ทักษะการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ได้แก่ 2.1)
รู้จักและไว้วางใจผู้อื่น 2.2) รู้จักการติดต่อบุคคลอย่างตรงไปตรงมา
2.3) การยอมรับและสนับสนุนซึ่งกันและกัน 2.4) การแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง
3.การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชา ได้แก่ 3.1)
การทำงานมีลักษณะเป็นประชาธิปไตย 3.2) ให้อิสระในการคิดแกไขปัญหาแก่ผู้ร่วมงาน
3.3) ให้ผู้ร่วมงานเกิดศรัทธา 3.4) ให้รู้จุดมุ่งหมายของงาน
3.5) ความสำเร็จของงานเป็นของทุกคน 3.6) สร้างความสัมพันธ์ให้ผู้เข้าร่วมงานเกิดความรักผูกพัน 3.7) มอบหมายงานที่เขาพอใจสนใจและอยากทำ 3.8) ให้มีการแบ่งปันผลประโยชน์ร่วมกัน
3.9.ให้ความรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม 3.10)
การทำงานควรมีการประชุมปรึกษาหารือกัน 3.11) ให้เขามีความรู้สึกรับผิดชอบและรักษาผลประโยชน์
3.12) ส่งเสริมให้พนักงานมีความก้าวหน้า
4.การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน ได้แก่ 4.1)
เมื่อเพื่อนพูดให้รับฟังอย่างเต็มใจ 4.2)ให้ความเป็นกันเองและเป็นมิตร
4.3) ยกย่องชมเชยเพื่อนร่วมงานด้วยความจริงใจ 4.4) อย่าแสดงว่าตนเหนือกว่าเพื่อนร่วมงาน 4.5) มีความจริงใจเสมอต้นเสมอปลาย
4.6) ให้ความช่วยเหลือเมื่อมีทุกข์ร้อน 4.7) มีโอกาสในการพบประสังสรรค์นอกเวลาทำงาน 4.8.ยิ้มแย้มแจ่มใสและเป็นมิตรกับเพื่อนร่วมงาน
4.9) ไม่โยนความผิดหรือซัดทอดความผิดให้กับเพื่อนร่วมงาน 4.10)
ใจกว้างและยอมรับความสามารถของเพื่อนร่วมงาน
5.การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลตามหลักพุทธรรม 3 หมวด ได้แก่ 5.1) ฆราวาสธรรม 4 สัจจะ ทมะ ขันติ จาคะ 5.2)
สังคหวัตถุ 4 ทาน ปิยวาจา อัตถจริยา สมนัตตา 5.3.พรหมวิหาร 4 เมตตา
กรุณา มุทิตา อุเบกขา
6.การสร้างทีม ได้แก่ 6.1) มีความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างสมาชิก
6.2) สมาชิกเข้าใจบทบาทของตน 6.3) สมาชิกเข้าใจในกติกา
กฎระเบียบ 6.4) การติดต่อสื่อสารที่ดี 6.5) มีการสนับสนุนระหว่างสมาชิก 6.6) สมาชิกเข้าใจกระบวนการทำงาน
6.7) สมาชิกมีความสามารถในการแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง 6.8)
มีความร่วมมือในการทำงาน 6.9) มีการเพิ่มพูนทักษะความรู้ความสามารถ
6.10) มีความรู้สึกพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกัน
7.บทบาทของสมาชิกในทีม ได้แก่ 7.1) บทบาทของแต่ละคนในทีม 7.2) พฤติกรรมในด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
7.3) บทบาทของพฤติกรรมการทำงานเป็นทีม
8.ทีมงานที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่ 8.1) ความจำเป็นต้องมีความรับผิดชอบและผูกพัน 8.2) ความจำเป็นในการพัฒนาทักษะ
8.3) ความจำเป็นต้องพัฒนาความเข้าใจ 8.4) มีสิ่งอำนวยความสะดวกให้กับทีมงาน
9.การสร้างความสัมพันธ์ในทีมงาน ได้แก่ 9.1) ให้เกิดความรับผิดชอบในทีม 9.2) ให้เกิดความร่วมมือในการทำงานและปทัสถานสังคม
9.3) ให้เกิดความเข้าใจในการเผยแพร่ข่าวสาร 9.4) ให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกัน 9.5) มีการแข่งกันในการบริหาร
9.6) ไม่มีการแบ่งแยกศาสนา 9.7) ไม่มีการแบ่งแยกเชื้อชาติ
10.แรงจูงใจในการทำงาน ได้แก่ 10.1) แรงจูงใจในการทำงานและบริหารงานบุคคล 10.2) ปัจจัยของแรงจูงใจในการทำงาน
10.3) แรงจูงใจกับความต้องการของบุคคล 10.4 ทฤษฎีแรงจูงใจต่าง ๆ ที่นำมาประยุกต์ใช้
คุณลักษณะของผู้นำที่พึงประสงค์
Desirable characteristics of a
leader
ผู้นำที่ดีควรมีคุณสมบัติอย่างไร
1. ความรู้
(Knowledge) การเป็นผู้นำนั้น ความรู้เป็นสิ่งจำเป็นที่สุด
ความรู้ในที่นี้มิได้หมายถึงเฉพาะความรู้ เกี่ยว กับงานในหน้าที่เท่านั้น
หากแต่รวมถึงการใฝ่หาความรู้เพิ่มเติมในด้านอื่นๆ ด้วย การจะเป็นผู้นำที่ดี
หัวหน้างานจึงต้องเป็นผู้รอบรู้ ยิ่งรอบรู้มากเพียงใด
ฐานะแห่งความเป็นผุ้นำก็จะยิ่งมั่นคงมากขึ้นเพียงนั้น
2. ความริเริ่ม
(Initiative) ความริเริ่ม
คือ ความสามารถที่จะปฏิบัติสิ่งหนึ่งสิ่งใดในขอบเขตอำนาจหน้าที่ได้ด้วย ตนเอง
โดยไม่ต้องคอยคำสั่ง
หรือความสามารถแสดงความคิดเห็นที่จะแก้ไขสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้ดีขึ้น
หรือเจริญขึ้นได้ด้วยตนเอง ความ ริเริ่มจะเจริญงอกงามได้
หัวหน้างานจะต้องมีความกระตือรือร้น คือมีใจจดจ่องานดี มีความเอาใจใส่ต่อหน้าที่
มีพลังใจที่ต้องการความสำเร็จอยู่เบื้องหน้า
3. มีความกล้าหาญและความเด็ดขาด
( Courage and firmness) ผู้นำที่ดีจะต้องไม่กลัวต่ออันตราย
ความยากลำบาก หรือความเจ็บปวดใดๆ ทั้งทางกายวาจา และใจผู้นำที่มีความกล้าหาญ
จะช่วยให้สามารถผจญต่องานต่างๆ ให้สำเร็จลุล่วงไปได้นอกจากความกล้าหาญแล้ว
ความเด็ดขาดก็เป็นลักษณะอันหนึ่งที่จะต้องทำให้เกิดมีขึ้นในตัวของผู้นำเองต้องอยู่ในลักษณะของการ
“กล้าได้กล้าเสีย” ด้วย
4. การมีมนุษยสัมพันธ์
(Human relations) ผู้นำที่ดีจะต้องรู้จักประสานความคิด
ประสานประโยชน์สามารถทำงานร่วมกับคนทุกเพศทุกวัย ทุกระดับการศึกษาได้
ผู้นำที่มีมนุษยสัมพันธ์ดีจะช่วยให้ปัญหาใหญ่เป็นปัญหาเล็กได้
5. มีความยุติธรรมและซื่อสัตย์สุจริต
( Fairness and Honesty) ผู้นำที่ดีจะต้องอาศัยหลักของความถูกต้อง
หลักแห่งเหตุผลและความซื่อสัตย์สุจริตต่อตนเองและผู้อื่น
เป็นเครื่องมือในการวินิจฉัยสั่งการ หรือปฏิบัติงานด้วยจิตที่ปราศจากอคติ
ปราศจากความลำเอียง ไม่เล่นพรรคเล่นพวก
6. มีความอดทน
(Patience) ความอดทน
จะเป็นพลังอันหนึ่งที่จะผลักดันงานให้ไปสู่จุดหมายปลายทางได้ อย่างแท้จริง
7. มีความตื่นตัวแต่ไม่ตื่นตูม
( Alertness ) ความ ตื่นตัว หมายถึง ความระมัดระวัง
ความสุขุมรอบคอบ ความไม่ประมาท ไม่ยืดยาขาดความกระฉับกระเฉง
มีความฉับไวในการปฏิบัติงานทันต่อเหตุการณ์ ความ
ตื่นตัวเป็นลักษณะที่แสดงออกทางกาย แต่การไม่ตื่นตูม เป็นพลังทางจิตที่จะหยุดคิดไตร่ตรองต่อเหตุการณ์ต่างๆ
ที่เกิดขึ้น รู้จักใช้ดุลยพินิจที่จะพิจารณาสิ่งต่างๆ
หรือเหตุต่างๆได้อย่างถูกต้อง
พูดง่ายๆ ผู้นำที่ดีจะต้องรู้จักควบคุมตัวเองนั่นเอง (Self
control)
8. มีความภักดี
(Loyalty) การ เป็นผู้นำหรือหัวหน้าที่ดีนั้น
จำเป็นต้องมีความจงรักภักดีต่อหมู่คณะ ต่อส่วนรวมและต่อองค์การ ความภักดีนี้
จะช่วยให้หัวหน้าได้รับความไว้วางใจ และปกป้องภัยอันตรายในทุกทิศได้เป็นอย่างดี
9. มีความสงบเสงี่ยมไม่ถือตัว
(Modesty) ผู้นำที่ดีจะต้องๆไม่หยิ่งยโส ไม่จองหอง ไม่วางอำนาจ
และไม่ภูมิใจในสิ่งที่ไร้เหตุผลความสงบเสงี่ยมนี้ ถ้ามีอยู่ในหัวหน้างานคนใดแล้ว
ก็จะทำให้ลูกน้องมีความนับถือ และให้ความร่วมมือเสมอ
คุณลักษณะของผู้นำที่ประสบความสำเร็จ
การศึกษาภาวะผู้นำจากคุณลักษณะของผู้นำ (Leader Traits) เป็นวิธีการศึกษาวิธีแรกสุด
แต่เนื่องจากการศึกษาไม่สามารถยืนยันได้ว่าคุณลักษณะ (Trait) แต่ละคุณลักษณะของ ผู้นำ ส่งผลต่อประสิทธิภาพของภาวะผู้นำได้
จึงได้เปลี่ยนแนวทางการศึกษาไปที่พฤติกรรมหรือแบบของผู้นำในเวลาต่อมา
คุณลักษณะของผู้นำที่ประสบความสำเร็จ ในระยะเริ่มแรกของการศึกษาคุณลักษณะของผู้นำ
เหล่านักจิตวิทยาและนักวิจัยได้พยายามแยกแยะคุณลักษณะส่วนตัวของผู้เป็นผู้นำ
ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ติดตัวผู้นำมาตั้งแต่เกิด
มิใช่สิ่งที่ได้รับการพัฒนาให้เกิดขึ้นภายหลัง
โดยมีพื้นฐานความเชื่อที่ว่าผู้นำย่อมมีคุณลักษณะบางประการที่แตกต่างไปจากผู้ตาม
การศึกษาได้เน้นไปใน 2 ประเด็น คือ
การศึกษาเปรียบเทียบคุณลักษณะของผู้นำกับผู้ที่ไม่ใช่ผู้นำ และ
การศึกษาเปรียบเทียบคุณลักษณะของผู้นำที่มีประสิทธิภาพหรือประสบความสำเร็จกับผู้นำที่ไร้ประสิทธิภาพ
หรือไม่ประสบความสำเร็จ การศึกษาเปรียบเทียบใน 2ประเด็นข้างต้นนี้
ได้พิจารณาคุณลักษณะใน 3 ด้าน คือ
• คุณลักษณะด้านกายภาพ
• ด้านสติปัญญา
• ด้านบุคลิกภาพของผู้นำ
สต๊อกดิล (Stogdill,
1948) ได้ทบทวนการศึกษาคุณลักษณะของผู้นำที่ทำระหว่างปี ค.ศ.1904
- 1948 จำนวน 124 เรื่อง และสรุปคุณลักษณะของผู้นำที่ช่วยให้กลุ่มสามารถประสบความสำเร็จตามเป้าหมายได้ดังนี้คือ
1. ความเฉลียวฉลาด
(Intelligence)
2. ความพร้อม
(Alertness to the need of others)
3. ความเข้าใจในงาน
(Understanding of the task)
4. ความริเริ่มและมุ่งมั่นในการแก้ปัญหา
(Initiative and persistance in dealing with problems)
5. ความเชื่อมั่นในตนเอง
(Self-confidence)
6. ความต้องการที่จะรับผิดชอบ
(Desire to accept responsibility)
7. ความเหนือกว่าและสามารถควบคุม
(Occupy a position of dominance and control)
อย่างไรก็ตาม
การที่ผู้นำจะมีคุณลักษณะอย่างไรนั้นขึ้นอยู่กับสถานการณ์ด้วย ดังที่สต๊อกดิล (Stogdill,
1948 : 46) สรุปไว้ดังนี้
"ผู้ที่จะเป็นผู้นำคนอื่นมิใช่สามารถจะเป็นได้โดยการอาศัยแต่เพียงการมีคุณลักษณะทางกายภาพและบุคลิกภาพของผู้นำนั้น
เพราะว่าคุณลักษณะของผู้นำจะมีความสัมพันธ์หรือเข้ากันได้กับลักษณะ
กิจกรรมและเป้าหมายของผู้ตามด้วย" การศึกษาคุณลักษณะในช่วงนี้
ไม่ได้มุ่งเน้นให้ความสนใจว่า ผู้นำที่ประสบความสำเร็จมีคุณลักษณะเฉพาะใดบ้าง
หากแต่ศึกษาอย่างกว้าง ๆ หาคุณลักษณะของผู้นำที่แตกต่างจากบุคคลอื่นๆ
ในองค์การต่าง ๆ ซึ่งคุณลักษณะเหล่านี้เมื่อศึกษาเฉพาะแต่ละคุณลักษณะ
ก็ไม่สามารถยืนยันได้ว่ามีความสัมพันธ์ หรือเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้นำประสบความสำเร็จ
การศึกษาในระยะนี้พบว่าผู้นำที่มีคุณลักษณะเฉพาะบางอย่างอาจจะประสบความสำเร็จในสถานการณ์หนึ่ง
แต่ไม่ประสบความสำเร็จในสถานการณ์อื่น
ผู้นำที่มีคุณลักษณะแตกต่างกันก็สามารถประสบความสำเร็จในสถานการณ์เดียวกันได้ ในปี
ค.ศ.1974 สต๊อกดิลได้เขียนหนังสือ Handbook of
Leadership เสนอการศึกษาคุณลักษณะของผู้นำจากงานวิจัย จำนวน 163 ฉบับ ที่ทำขึ้นระหว่าง ค.ศ.1949 - 1970
การศึกษาทั้ง 163 ฉบับนี้
มีความแตกต่างกันทั้งวิธีการและขอบเขตของความสนใจของงานวิจัย
นอกจากจะศึกษาคุณลักษณะของผู้นำที่จะทำให้ประสบความสำเร็จได้
ยังศึกษาถึงทักษะด้านเทคนิคด้านการจัดการ รวมทั้งแรงจูงใจในการจัดการด้วย
ความแตกต่างในวิธีการและความสนใจ แต่ผลของการศึกษายังได้คุณลักษณะเหมือนเดิม
ยิ่งส่งผลให้คุณลักษณะที่พบเป็นที่ยอมรับมากขึ้นว่ามีส่วนสนับสนุนหรือเสริมสร้างประสิทธิภาพของผู้นำ
แม้นจะไม่มีการรับประกันก็ตาม
ผู้นำที่ดีมี 3 ลักษณะคือ ผู้นำงาน
ผู้นำชีวิต และ ผู้นำจิตใจ
ผู้นำงาน มี คิดงานเป็น บอกงานได้ เข็นงานเก่ง
และเร่งแก้ไขปรับปรุง
ผู้นำชีวิต ที่มีผลต่อลูกน้อง มีดูแลชีวิต
คิดหาหลักประกันครอบครัว
และชี้แนะด้านชีวิต
ผู้นำจิตใจ ทีมี่ต่อลูกน้องเพื่อครองใจลูกน้อง คำนึงถึงจิตใจลูกน้อง
ปกครองด้วยความเป็นธรรม เป็นแบบอย่างที่ดี สร้างความเป็นกันเอง สร้างความอบอุ่นใจ
และเอาใจเขามาใส่ใจเรา
คุณสมบัติผู้นำที่ดี มี 10 อย่าง คือ
หูหนัก
(ไม่เชื่อใครง่าย)
ปรับยอด
(เน้นระเบียบวินัย)
ปลอดผิด (ไม่ทำผิดระเบียบ)
คิดเป็น (คิดดีคิดชอบ)
เห็นไกล
(มีวิสัยทัศน์)
ใช้ธรรมะ
(ใช้หลักธรรมในการปกครอง)
นำตรง (พาหมู่คณะไปสู่ทิศทางความเจริญ )
คงงาน (แนะนำงาน
กำกับดูแล)
หาญใหญ่
(ใจกล้าเผื่อแผ่)
และใจถึง (กล้าคิด
กล้าตัดสินใจ ปกป้องลูกน้อง กล้ามอบหมาย กล้ารับผิด)
(ที่มา :
http://gunrapree.com/good_leader.html)
ตัวอย่างการบริหารงานของคุณตัน
ภาสกรนที
(ที่มา : https://pbs.twimg.com/profile_images/456836358753882113/HPbsCUeE.jpeg)
นายตัน ภาสกรนที
กรรมการ และกรรมการผู้จัดการ
"ตอนทำธุรกิจเล็กๆ
ทุกอย่างมันขึ้นอยู่ที่ตัวผมคนเดียว ลูกน้องไม่ได้มีความสำคัญเท่าไหร่
แต่วันนี้ที่ผม
กลายเป็น "ผู้บริหาร" มันกลับกันเลย
ทุกอย่างมันกลับไปอยู่ที่ลูกน้อง อยู่ที่ระดับข้างล่างมากกว่า
หน้าที่ผู้บริหารอย่าง
ผม คือ ให้กำลังใจเป็นหลัก ทำหน้าที่ตัดสินใจ เป็นคนคิด
และสั่งให้เขาทำ "
รูปแบบการเป็นผู้นำ (Leadership Style)
จากบทความจะเห็นได้ว่าคุณตันเป็นผู้บริหารที่ให้ความสำคัญและเน้นในเรื่องของการบริหารงานและบริหารคนในองค์กรไปพร้อมๆกัน
ซึ่งถือว่าเป็นผู้บริหารที่พนักงานในหลายๆองค์กรใฝ่ฝัน
เพราะถึงแม้ว่างานจะหนักแต่พนักงานรู้สึกมีเกียรติและได้รับความไว้ใจให้รับผิดชอบการปฏิบัติงานอย่างเต็มที่
ซึ่งเกิดจากความลงตัวของการให้ความสำคัญกับงานและพนักงานไปพร้อมกัน
ดังจะเห็นได้จากบทความที่ว่า“ระหว่างสิ้นปีแบ่งครึ่งเดียวกับแบ่งกันทุกสิ้นเดือน
เงินเท่ากันแต่ความรู้สึกต่างกัน คิดแทนใจคนทำงาน
“กลยุทธ์หลักของผมคือ
การแตกสาขาด้วยการให้พนักงานเก่าที่ชำนาญงานไปดูแลสาขาใหม่ และให้สิทธิถือหุ้นในสาขาใหม่
...กระตุ้นให้เกิดแรงจูงใจด้วยการแบ่งกำไรให้กับผู้ถือหุ้นทุกเดือน
วิเคราะห์ความสอดคล้องของสไตล์ความเป็นผู้นำและปัจจัยสถานการณ์
เนื่องจากคุณตันเป็นผู้นำที่ให้ความสำคัญกับทั้งเรื่องงานและเรื่องคน
หรือ พนักงานขององค์กรไปพร้อมๆกัน โดยเมื่อเกิดสถานการณ์ที่ไม่สามารถคาดเดาได้
คุณตันก็จะมีวิธีในการตัดสินปัญหาที่รวดเร็ว โดยอยู่บนพื้นฐานของคุณธรรม
จริยธรรมต่อเพื่อนร่วมงาน พนักงาน ผู้แข่งขัน หรือแม้กระทั้งลูกค้า
ดังจะเห็นได้จากบทความที่ว่า ..
ด้านองค์กร
“เวลาที่เราลงแรงไปพักหนึ่ง
เราจะเริ่มมองเห็นว่าธุรกิจไหนไปรอดหรือไม่รอด ...ไม่ชัดเจนชนิดมั่นใจ 100
% แต่พอมองเห็นปลายทางแห่งความสำเร็จ”
ด้านเพื่อนร่วมงาน
“คุณตันเป็นนักบริหาร เขาไม่เคยทำธุรกิจประเภทนี้มาก่อน
จึงจำเป็นต้องดึงคนที่มีฝีมือมาเป็นหุ้นส่วน เหมือนเขาเป็นแบ๊กหลัง เป็นนายทุน
ใครก็ต้องอยากร่วมงาน เพราะมีโอกาสที่จะเป็นเจ้าของธุรกิจมากกว่าได้ส่วนแบ่ง 50
%” คุณจู ฐิติมาศรีอุทัยศิริวงศ์ คู่แข่ง เพื่อนสนิทและหุ้นส่วนในเวลาต่อมา
ด้านพนักงาน
“กลยุทธ์หลักของผมคือ
การแตกสาขาด้วยการให้พนักงานเก่าที่ชำนาญงานไปดูแลสาขาใหม่ และให้สิทธิถือหุ้นในสาขาใหม่
...กระตุ้นให้เกิดแรงจูงใจด้วยการแบ่งกำไรให้กับผู้ถือหุ้นทุกเดือน
ด้านการแข่งขัน
“ การทำธุรกิจที่ดี หากมีจุดขาย เรื่อง ความแตกต่าง
ก็จะได้เปรียบคู่แข่ง ...ทั้งหมดล้วนเกิดจากริเริ่มสิ่งใหม่ และทำความแตกต่างให้เด่นชัด
ด้านลูกค้า
“ถึงแม้มุ้ยจะไม่เคยซื้อหนังสือสักเล่มในร้าน
เมื่อวันหนึ่งที่ฝนตกหนักมากถุงที่เขาถือมาเปียกน้ำจนเปื่อยขาด
ผมหยิบถุงให้เขาฟรีๆ ให้ แม้ว่าเขาจะไม่เคยซื้อของในร้านผมเลยก็ตาม ...
หลักการทำธุรกิจนั้น ถ้าสามารถเอาชนะใจลูกค้าได้ บางทีราคา ก็ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
(ที่มา : https://www.gotoknow.org/posts/451669)
การพัฒนาพนักงาน
ไม่ว่าบริษัทของคุณจะเล็กหรือใหญ่ บุคลากรคือส่วนสำคัญที่สุด เมื่อพนักงานรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า
เขาเหล่านั้นจะรักองค์กร ทุ่มเททำงานอย่างเต็มที่ และอยากเติบโตไปพร้อม ๆ
กับองค์กรของคุณ การให้ความสำคัญต่อการพัฒนาพนักงานเป็นสิ่งหนึ่งที่แสดงออกว่าคุณเห็นคุณค่าของพนักงาน
และทำให้พวกเขาปรารถนาที่จะอุทิศตนทำงานอย่างหนัก เพื่อนำพาองค์กรบรรลุเป้าหมาย
ด้วย 5 เทคนิคพัฒนาพนักงานดังต่อไปนี้
1. ฟังความคิดเห็นของพวกเขา
วิธีที่ง่ายที่สุดในการแสดงออกว่าคุณเคารพในความคิดเห็นของพนักงานคือ
การฟังข้อเสนอ คำแนะนำ ไอเดียของพวกเขา
เนื่องจากพนักงานแต่ละคนล้วนเชี่ยวชาญที่สุดในงานที่พวกเขารับผิดชอบ
การพูดคุยกับพนักงานจะทำให้คุณได้ข้อมูลการทำงานแต่ละด้านในเชิงลึก ได้ทราบว่า
พนักงานแต่ละคนควรได้รับการพัฒนาไปในทางใด ทั้งยังได้ทราบปัญหาและให้พวกเขาเสนอแนวทางแก้ไข
เพื่อนำมาพิจารณาหาวิธีที่เหมาะสมต่อไป
โดยคุณอาจนัดประชุมแบบตัวต่อตัวกับพนักงานแต่ละคน เพื่อขอความคิดเห็นจากพวกเขา
เช่น
เขาคิดว่าระบบหรือกระบวนการใดที่ช่วยให้บริษัทดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่น
ปัญหาที่พบบ่อย ที่เขายังไม่สามารถแก้ไขได้คืออะไร
ส่วนไหนที่คุณชอบและไม่ชอบมากที่สุดในงานของคุณ
ควรมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างที่จะช่วยให้เขาทำงานดีขึ้น
ความช่วยเหลือใดที่คุณต้องการในการทำงานของเขา
อื่น ๆ
2. ให้โอกาสตัดสินใจ
ส่วนสำคัญอย่างหนึ่งของการพัฒนาการทำงานของพนักงานคือการให้อำนาจกับพวกเขาในการรับบทบาทผู้นำ
และมี โอกาสได้เป็นเจ้าของโปรเจ็กต์ของตนเอง
โดยคุณต้องทราบถึงจุดอ่อนและจุดแข็งของเขาเสียก่อน เพื่อมอบหมายงาน
ที่เหมาะสมกับเขา อย่างไรก็ดี สำหรับงานแรกเขาอาจมีข้อผิดพลาด
แต่เขาจะได้เรียนรู้ที่จะรับผิดชอบในงานของตนอย่าง เต็มที่ ซึ่งเป็นส่วน
สำคัญในการพัฒนาของตัวเขาเอง
3. ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์
เมื่อมีการประชุมระดมความคิด ควรฝึกพนักงานทุกคนให้รู้จักแสดงความคิดเห็น
ไม่มีความคิดเห็นใดที่ผิด แต่การไม่แสดงความคิดเห็นต่างหากที่ผิด
เพื่อให้พนักงานได้เปิดตัวเองสู่การคิดสร้างสรรค์ เกิดไอเดีย หรือนวัตกรรมใหม่ ๆ
สร้างความหลากหลายให้กับการทำงาน ทั้งยังเป็นการเพิ่มคุณค่าให้แก่ตัวเอง
เมื่อความคิดเห็นของเขาได้การยอมรับอีกด้วย
4. เปิดโอกาสให้พนักงานได้เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ
การรักษาพนักงานที่มีความสามารถให้อยู่กับองค์กร
คุณควรให้เขาได้มีโอกาสพัฒนาความสามารถมากขึ้นไปเรื่อย ๆ ได้เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ
ได้รับความรู้ใหม่ ๆ รวมถึงการเพิ่มความรับผิดชอบ และภาวะผู้นำที่มากขึ้น
แสดงให้เห็นว่าคุณพร้อมที่จะลงทุนเพื่อให้พนักงานของคุณเติบโต
และประสบความสำเร็จ
5. ชื่นชมเมื่อคุณชอบผลงานของเขา
พนักงานทุกคนต้องการการยอมรับในงานที่พวกเขาทำ การให้รางวัลพนักงาน
การกล่าวชื่นชมผลงานเป็นกำลังใจอย่างดีสำหรับพวกเขา และการกระทำเล็ก ๆ น้อย ๆ
นี้เองที่สื่อถึงความชื่นชมและขอบคุณ ทำให้เขาภูมิใจและปรารถนาที่จะทำผลงานที่ดีต่อไป
(ที่มา : https://th.jobsdb.com/)
การติดต่อสื่อสารในองค์การ
การสื่อสารภายในองค์กรที่ดี ที่จะช่วยสร้างความเข้าใจในนโยบายของผู้บริหาร
และเป็นสิ่งเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรในองค์กร และเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อองค์กรในทางบวก
เพราะนโยบายการบริหารงานการจัดการขององค์กรเป็นส่วนสำคัญ
และเพื่อให้การดาเนินงานบรรลุเป้าหมาย ที่วางไว้ การสื่อสารภายในองค์กร
จึงเป็นสิ่งจาเป็นยิ่งสาหรับกิจกรรมและการดาเนินงานต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในองค์กร
ทั้งนี้หากการสื่อสารภายในองค์กรดีชัดเจน
ก็จะส่งผลให้การปฏิบัติงานตามนโยบายเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
บุคลากรในองค์กรเกิดความพึงพอใจ และเข้าใจนโยบายได้อย่างชัดเจน
และส่งผลต่อประสิทธิภาพ ในการทางาน ดังนั้น
กระบวนการทางานขององค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายจะต้องทาให้การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรในฝ่ายต่างๆ
ทั้งภายใน และภายนอกองค์กรเป็นไปอย่างคลองตัว
เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันเกิดความร่วมมือ
และการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้การทางานขององค์กรสามารถบรรลุเป้าหมาย
และประสบผลสำเร็จด้วยดี
การสื่อสารในองค์กร
ซาแรมบ้า (Zaramba,
2003 : 5) กล่าวถึงการสื่อสารในองค์การว่า
การสื่อสารในองค์การเป็นองค์ประกอบสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์การและช่วยให้บุคลากรในองค์การได้รับทราบกิจกรรมต่าง
ๆ ด้วย
การสื่อสารในองค์กร คือ เครื่องสร้างความเข้าใจ
และสร้างวัฒนธรรมตลอดจนสามารถสร้างความมั่นคงให้กับองค์กรนั้นๆ เป็นศูนย์รวมให้องค์กรนั้นๆ
ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิผล
โดยผู้ใช้จะต้องเข้าใจและเข้าถึงกระบวนการสื่อสารเป็นอย่างดี
เป็นการติดต่อระหว่างบุคคลในองค์การ มีลักษณะเป็นเครือข่าย (Network)
ซึ่งอาจกระทำได้โดยใช้เครื่องมือในการสื่อความหมายด้วยการพูด
การเขียน การใช้สัญลักษณ์ เพื่อให้ผู้อื่นรับทราบได้
วัตถุประสงค์ของการติดต่อสื่อสาร
1) เพื่อแจ้งให้ทราบ คือ
การรับและส่งข่าวสารด้านต่างๆ การนำเสนอเรื่องราว ความรู้สึกนึกคิด ความรู้
หรือสิ่งอื่นใด ที่ต้องการให้ผู้รับสารรู้และเข้าใจข้อมูลนั้นๆ
โดยมุ่งให้ความรู้และสร้างความเข้าใจที่ถูกต้อง
2) เพื่อความบันเทิงใจ
คือ การรับส่งความรู้สึกที่ดี และมุ่งรักษามิตรภาพต่อกัน
เป็นการนำเสนอเรื่องราวหรือสิ่งอื่นใดที่จะทำให้ผู้รับสารเกิดความพึงพอใจ
3) เพื่อชักจูงใจ
คือ การนำเสนอเรื่องราวหรือสิ่งอื่นใดเพื่อจูงใจให้เกิดความร่วมมือ สร้างกำลังใจ
เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความคิดคล้อยตาม หรือปฏิบัติตามที่ผู้ส่งสารต้องการ
และนำไปสู่การปรับปรุงแก้ไข
กระบวนการติดต่อสื่อสาร
กระบวนการติดต่อสื่อสาร เป็นกระบวนการที่บุคคลใช้ในการแลกเปลี่ยนข่าวสำคัญและการสื่อความคิด
ความรู้สึกซึ่งกันและกัน การติดต่อสื่อสารเป็นการที่บุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไป
มีส่วนร่วมในการแลกเปลี่ยนข่าวสาร ความคิดหรือทัศนคติ เพื่อสร้างความเข้าใจต่อกัน
การสื่อสารเป็นกิจกรรมสำคัญที่มนุษย์ต้องการบอกผู้อื่นให้รู้ว่าตนเองต้องการอะไร
ทำอย่างไรโดยผ่านสื่อหรือช่องทางต่าง ๆ ที่เหมาะสมให้เข้าใจตรงกัน
ระหว่างผู้ส่งสารกับผู้รับสาร การอยู่ร่วมกันของมนุษย์เป็นหมู่เป็นพวกในสังคม
ทุกคนจะมีหน้าที่ต่าง ๆ ในการอยู่ร่วมกัน ทำงานพร้อมกัน มีการติดต่อกัน
ซึ่งต้องอาศัยศาสตร์และศิลป์ในการสื่อสาร เพื่อให้เกิดความเข้าใจอันดีต่อกันส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของงาน
การสื่อสารที่ขาดประสิทธิภาพจะก่อให้เกิดความล้มเหลวของงาน
อิทธิพลของการสื่อสารส่งผลในการทำลายความสามัคคี หรือก่อให้เกิดความเข้าใจอันดีได้
ประกอบด้วยองค์ประกอบดังนี้
1) แหล่งข้อมูล ( Information Source ) คือ แหล่งที่มาของข่าวสาร ( Message )
2) ข่าวสาร ( Message ) คือ
เนื้อหาที่จะต้องนำไปส่ง
3) ผู้ส่ง ( Transmitter) คือ
บุคคลที่จะเป็นผู้ดำเนินการส่งข่าวสารนั่นเอง
4) สื่อหรือช่องทาง ( Media ) คือ
สิ่งที่จะช่วยนำพาข่าวสารได้ดีหรือเร็วยิ่งขึ้น
5) ผู้รับ ( Receiver ) คือ
ผู้เป็นเป้าหมายในการรับข่าวสาร
ประเภทของการติดต่อสื่อสารที่ใช้ในองค์การ
สื่อหรือช่องทางใช้เพื่อให้ข่าวสารนั้นไหล
หรือผูกหาไปยังผู้รับนั้น
พอแบ่งออกได้กว้าง ๆ 3 ประเภทดังนี้
1. ประเภทการใช้ภาษา ได้แก่
การพูด คำพูด
2. ประเภทไม่ใช้ภาษา ได้แก่
สัญลักษณ์ เขียนข้อความ ภาพ
และ เครื่องหมายต่าง ๆ
3. ประเภทสิ่งที่อาศัยการแสดง /
พฤติกรรม และบรรยากาศ ได้แก่
บีบมือ ทำสีทำสีหน้าแดง
ท่าโกรธ ท่าหัวเราะ เป็นต้น
สื่อแต่ละประเภทเหล่านี้
ควรจะต้องถูกเตรียมและนำมาใช้ประกอบในการสื่อสาร
เพื่อเป็นสื่อที่จะทำให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
ความสำคัญของการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร
1. เป็นเครื่องมือของผู้บริหารในการบริหารงาน
เพราะการสื่อสารภายในองค์กรจะช่วยทำให้สามารถทำงานได้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
เนื่องจากการทำงานต้องอาศัยหลายฝ่าย
หลายส่วนงานเข้ามาช่วยเสริมสร้างศักยภาพให้กับองค์กร
2. เป็นเครื่องมือที่ช่วยสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารกับบุคลากรต่างๆ
ภายในองค์กรเดียวกัน เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน และสร้างความไว้วางใจต่อกัน
โดยเฉพาะการเปิดโอกาสให้บุคลากรในระดับต่างๆได้มีส่วนร่วมในการบริหารงานของผู้บริหาร
3. การช่วยกันปฏิบัติภารกิจขององค์กรและมีการประสานงานระหว่างกัน
พร้อมทั้งทำงานสอดคล้องกันแม้ว่าจะต่างฝ่ายกันก็ตาม แต่เพื่อองค์กรเดียวกัน
ผู้บริหารสามารถใช้การสื่อสารให้เป็นการสื่อสารเพื่อสร้างความเป็นหนึ่งเดียวภายในองค์กรให้ได้
4. การช่วยให้เกิดการพัฒนาและการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
จากปัจจัยต่างๆ ข้างต้นเมื่อผสมผสานเข้ากันแล้ว สามารถช่วยทำให้เกิดการพัฒนาองค์กรได้
โดยเฉพาะพลังขับเคลื่อนที่นำโดยผู้บริหารที่รู้จักการสื่อสารภายในองค์กรเป็นอย่างดี
การติดต่อสื่อสารเป็นกิจกรรมที่ทุกคนจะต้องปฏิบัติอยู่เสมอไม่ว่าจะต้องตำแหน่งใดในองค์กร ทั้งในแง่ส่วนตัว บุคคลต่างๆ
ก็ต้องมีการสื่อสารกันเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลการทำงาน หรือเพื่อการประสานงานและความเข้าใจต่างๆ
อย่างเหมาะสม
และในแง่องค์กรการสื่อสารจะช่วยสร้างและจรรโลงวัฒนธรรมขององค์กรให้ยาวสืบต่อไป และสร้างองค์กรให้ก้าวไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ด้วย การติดต่อสื่อสารขององค์กรประกอบด้วย 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ
การติดต่อสื่อสารภายในองค์กร และการติดต่อสื่อสารภายนอก
การสื่อสารภายในองค์กรซึ่งสรุปได้อยู่ 4 ทิศทางใหญ่ๆ คือ
1. การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward Communication) ซึ่งเป็นการติดต่อจากผู้บังคับบัญชาไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นลักษณะของการสั่งงาน บอกเป้าหมายวัตถุประสงค์ การมอบหมายงาน
การให้ข้อมูลย้อนกลับในการทำงาน (Performance Feedback) รวมทั้งการประชุม (Meeting) ก็เป็นวาระที่ดีต่อกันได้
ในปัจจุบันการติดต่อจากบนมาล่างที่ผู้บริหารนิยมใช้มากคือ การประชุมงาน
การจัดทำวารสารภายใน ตลอดจนพยายามให้บุคลากรเห็นความสัมพันธ์ว่างานของเขามีความสำคัญและมีผลต่อแผนงานโครงการขององค์กรอย่างไรบ้าง เพื่อจะได้ช่วยกันสร้างสรรค์ผลงานให้สูงขึ้น
2. การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน
(Upward Communication) เป็นการสื่อสารจากบุคลากรไปยังผู้บริหาร
เช่น การขอคำแนะนำ
การรายงานผลการปฏิบัติงานให้ผู้บริหารได้ทราบ
ซึ่งการสื่อสารแบบนี้มักจะสั้นและไม่ค่อยเกิดขึ้น
เพราะบุคลากรไม่กล้าพอที่จะติดต่อกับผู้บริหารเพราะกลัวว่าผู้บริหารจะประเมินตนเองว่า
ไม่มีความสามารถ ไม่เก่ง หรือกลัวว่าจะได้รับผลในทางลบกลับคืนมา
หรือถ้าจะสื่อก็อาจจะสื่อข้อมูลที่เป็นเรื่องดีเพื่อเอาใจผู้บริหารจะอย่างไรก็ตามองค์กรควรต้องส่งเสริมให้มีการติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบนให้มากขึ้น จากงานวิจัยของแกรีแครพ (1990) พบว่า การสื่อสารจากล่างขึ้นบนจะก่อให้เกิดประโยชน์หลายประการดังนี้
1. ทำให้ผู้บริหารได้ข้อมูลย้อนกลับจากการทำงาน เช่น
ปัญหาจากการปฏิบัติงานซึ่งผู้บริหารจะได้ใช้ข้อมูลเหล่านี้เป็นฐานในการกำหนดเป้าหมาย
นโยบาย และทิศทางขององค์กรด้วย
2. ทำให้ผู้บริหารได้รับทราบประสิทธิผลและปัญหาอุปสรรคจากบนลงล่าง
3. ทำให้พนักงานลดความกดดัน และความเครียดต่างๆ
ลงได้ระดับหนึ่ง เพราะได้โอกาสสื่อสารให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลและปัญหา
4. ทำให้บุคลากรได้มีส่วนร่วมและมีความผูกพันกับองค์กรมากขึ้น
จึงเพิ่มแรงยึดเหนี่ยวขององค์กรให้สูงขึ้นได้
3. การสื่อสารในแนวนอน (Later
หรือHorizontal Communication) เป็นการสื่อสารในแนวทางเดียวกัน
กลุ่มงานเดียวกัน หรือในระดับเดียวกันจะมีความเป็นมิตร เป็นกันเอง
จะช่วยให้การประสานงานได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยลดเวลาการสื่อสารตามสายงาน
และยังเป็นช่องทางในการสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ
ในองค์กรเพราะได้มีโอกาสรับรู้ข่าวสารข้อมูลระหว่างกันทำให้เห็นโอกาสต่างๆ มากขึ้น
4. การติดต่อสื่อสารในแนวทแยง (Diagonal Communication) มักเป็นการสื่อสารข้ามแผนกและข้ามระดับ โดยปกติมักจะเป็นการสื่อสารของฝ่ายให้คำแนะนำ (Staff)
กับฝ่ายปฏิบัติการ (Line) เช่น
ผู้จัดการฝ่ายบุคคลติดต่อไปยังพนักงานฝ่ายการผลิตเพื่อแจ้งข้อมูลด้านกฎระเบียบที่ประกาศให้ใช้
ไพนักงานได้ทราบ
ช่องทางการติดต่อสื่อสาร
การติดต่อสื่อสารในองค์การ สามารถจำแนกช่องทางออกเป็น 2 ช่องทางคือ
1. ช่องทางการติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการ (formal communication
channels) เป็นการติดต่อสื่อสารที่มีระเบียบแบบแผน มีขั้นตอน
โดยผ่านระเบียบข้อบังคับโครงสร้างการบริหารขององค์การ
โดยอาจจะเป็นการสื่อสารจากบนลงล่าง หรือล่างขึ้นบน หรือในระดับเดียวกันก็ได้
การติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการนี้จะมีเงื่อนไขที่สอดคล้องกับอำนาจหน้าที่ของผู้ส่ง
และผู้รับข่าวสาร ดังนี้
- การติดต่อสื่อสารนั้นต้องสร้างความเข้าใจที่ดี และถูกต้องแก่ผู้รับข่าวสาร
- ข่าวสารที่ส่งออกไปต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์การ
- การติดต่อสื่อสารนั้นควรสอดคล้องกับความสนใจของผู้รับข่าวสาร
- ผู้รับข่าวสารต้องสามารถที่จะปฏิบัติ
หรือยอมรับข่าวสารนั้นได้ทั้งทางจิตใจ และร่างกาย
2. ช่องทางการติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ (informal communication
channels) เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลในองค์การตามกลุ่มสังคม
หรือความชอบพอโดยตรง อาศัยความสนิทสนม คุ้นเคย การแนะนำจากเพื่อนฝูง
การรู้จักเป็นการส่วนตัว โดยไม่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างของการบริหารองค์การ
เป็นลักษณะของการพบปะพูดคุยสนทนากัน การระบายความทุกข์
หรือการขอคำปรึกษากันในงานเลี้ยง ซึ่งจะเป็นลักษณะแบบปากต่อปาก
ประสิทธิภาพของการติดต่อสื่อสารจะมีมาก หรือน้อยขึ้นกับการยอมรับความเข้าใจ
และความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในกลุ่มที่ไม่เป็นทางการด้วยกัน
การติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ มีลักษณะการกระจายข่าวแบบพวงองุ่น
ซึ่งอาจเป็นบ่อเกิดของข่าวลืออันเป็นการทำลายขวัญ ชื่อเสียง
และท้าทายอำนาจหน้าที่ที่มีอยู่ในองค์การได้
อย่างไรก็ตามถ้านำการติดต่อสื่อสารลักษณะนี้มาใช้เสริมการติดต่อสื่อสารในลักษณะที่เป็นทางการได้นั้น
ก็อาจจะช่วยส่งผลให้งานสำเร็จตามเป้าหมายขององค์การได้
กุญแจสำคัญที่จะนำไปสู่ความเข้าใจของระบบการติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการของผู้บริหาร
คือ
- ให้ความสำคัญกับกลุ่ม
- เอาใจใส่กับผู้นำกลุ่ม
- ให้ความสนใจกลุ่ม
โครงสร้างของการติดต่อสื่อสารในองค์กร
สามารถเรียกอีกอย่างว่า
“สายใยของการติดต่อสื่อสาร” หรือ “ตาข่ายของการติดต่อสื่อสาร” มีหลายแบบด้วยกัน คือ
1. เครือข่ายการสื่อสารแบบลูกโซ่ (Chain Network) เป็นรูปแบบที่มีการติดต่อสื่อสารไปหรือมา
ขึ้นหรือลงไปทางเดียวแล้วจึงย้อนกลับสวนทางกัน เป็นลักษณะของการสื่อสารหลายระดับ
จึงมักเกิดความล่าช้า
2. เครือข่ายแบบวงล้อ (Wheel Network) เป็นการสื่อสารที่มีผู้นำอยู่ตรงกลาง
ดังนั้นสมาชิกทุกคนจึงสามารถติดต่อสื่อสารกับผู้นำได้โดยตรง
การติดต่อสื่อสารในลักษณะนี้กิจกรรมต่างๆ ถูกสั่งออกจากส่วนกลางและหากสมาชิกจะติดต่อกันก็จะติดต่อผ่านส่วนกลาง
3. เครือข่ายรูปแบบตัววาย (Y Network) เป็นเครือข่ายที่มีบุคคลหนึ่งทำหน้าที่ติดต่อสื่อสารไปยังสมาชิกในระดับถัดไป
โดยที่สมาชิกลำดับถัดไปมีโอกาสติดต่อสื่อสารกันเองได้บางส่วน
สมาชิกคนกลางจะทำหน้าที่รับและส่งข่าวสารให้กับสมาชิกคนอื่นๆซึ่งจะติดต่อสื่อสารแบบลูกโซ่กับสมาชิกที่อยู่ถัดไป
4. เครือข่ายการสื่อสารแบบวงกลม (Circle Network) เป็นการสื่อสารที่สมาชิกแต่ละคนสามารถติดต่อสื่อสารกับสมาชิกข้างเคียงกับตนโดยตรงได้
แต่ละคนในกลุ่มจะมีฐานะเท่าเทียมกัน
5. เครือข่ายการสื่อสารรูปดาว (Star Network) เป็นการเปิดโอกาสให้สมาชิกทุกคนได้ติดต่อสื่อสารกันได้ทั่วถึงและเป็นอิสระ
ไม่เข้มงวด ไม่มีศูนย์กลางที่เป็นทางการ
เครือข่ายประเภทนี้จะรวดเร็วและเกิดประสิทธิภาพของงานสูง
ลักษณะการสื่อสารในองค์การ
1. ระบบรวม (Macro Approach) ภาพรวมทั้งองค์การ
1.1 การติดตามรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกิดขึ้นภายนอก
กำหนดให้พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบติดตามข้อมูล รายงาน
วิเคราะห์ถึงผลกระทบจากข้อมูลภายนอก
1.2 การพิสูจน์ให้เห็นจริง ทำได้ตามที่ตกลงไว้หรือไม่
1.3 การติดต่อกับองค์การอื่น โดยหาข้อมูลทางวารสารหนังสือพิมพ์ อินเตอร์เน็ท
- การแสดงความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ
แลกเปลี่ยนข้อมูลในกลุ่มเครือข่ายเดียวกัน
1.4 การกำหนดวัตถุประสงค์ พิจารณาจากการวิเคราะห์ข้อมูลจากภายนอก
ขีดความสามารถของลูกค้า และติดต่อกับสถาบันอื่นก่อน
2. ระบบย่อย (Micro Approach) หน่วยงานย่อยในองค์การ
2.1 การเป็นสมาชิกของกลุ่ม สื่อสารสร้างความเข้าใจ มีเป้าหมายร่วมกัน
2.2 การปฐมนิเทศและการฝึกอบรม ให้บุคลากรมีความรู้ ความสามารถในการปฏิบัติงาน
2.3 การสร้างบรรยากาศในการทำงาน พุดคุยปรึกษากันอย่างเสรี การเปิดเพลงเบาๆ
2.4 การควบคุมและการสั่งงาน ต้องอาศัยเครื่องมือทางการสื่อสารที่ดี
และมีประสิทธิภาพ เช่น การประชุมภายใน หนังสือเวียน วิทยุสื่อสาร Internet
Fax โทรศัพท์ เป็นต้น
2.5 การสร้างความพอใจ สร้างระบบการสื่อสารในองค์การที่เหมาะสม
เช่นเสียงตามสาย วารสาร บอร์ดประชาสัมพันธ์ อีเมล์ จุดนัดพบ (Meeting
Point)
3. ระบบเฉพาะบุคคล (Individual Approach) เป็นพฤติกรรมทางการสื่อสารแต่ละบุคคล
3.1 การพูดกันในกลุ่มที่ทำงานด้วยกัน เพื่อสร้างความเข้าใจ แลกเปลี่ยนทัศนคติ
ความคิดเห็นซึ่งกันและกัน
3.2 การเข้าร่วมประชุม :การนำเสนอข้อมูล การแก้ปัญหา การโน้มน้าวให้บุคคลอื่นยอมรับ
3.3 การเขียนคู่มือ แนวทางการปฏิบัติงาน
และเป็นการสื่อสารระหว่างองค์การกับบุคคลภายนอก
3.4 การร่างจดหมาย ใช้เวลาที่จำกัด และต้องทำให้ผู้อ่านเกิดความประทับใจ
3.5 การทำสัญญาขาย มีความยึดหยุ่นตอบสนองความต้องการของลูกค้า
3.6 การโต้แย้ง
ผู้ที่จะประสบผลสำเร็จในการโต้แย้งจะต้องเป็นที่ผู้ชักนำให้บุคคลอื่นคล้อยตาม
สรุปการสื่อสารของผู้บริหารต้องมีความถูกต้องแน่นอน มีข้อมูลสั้น กระชับ
กระจ่างชัดเจนตรงเป้าหมายผู้รับเข้าใจง่ายมีผลย้อนกลับทบทวน หรือ Two
– way communication
สิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกอันมีผลต่อการสื่อสารภายในองค์การ
สิ่งแวดล้อมของงาน (Task Environment)
- ลูกค้า (Clients/Customers)
- คู่แข่งขัน (Competitors)
- ผู้ผลิต (Suppliers)
- หน่วยงานที่ควบคุม (Regulators)
สิ่งแวดล้อมภายนอกองค์กร
- สิ่งแวดล้อมทางการเมืองและกฎหมาย
- สิ่งแวดล้อมทางเศรษฐกิจ
- สิ่งแวดล้อมทางสังคมและวัฒนธรรม ค่านิยม ปทัสถาน ความเชื่อ
และประเพณี
- สิ่งแวดล้อมทางเทคโนโลยี
- สิ่งแวดล้อมระหว่างประเทศ
(ที่มา : https://sites.google.com/site/darunsitpattanarangsan/sara-na-ru/585)
ตัวอย่างหลักการมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
(ที่มา : https://www.youtube.com/watch?v=M19TYT0IEzE/มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา)
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น